De levensloop van een vereniging

Ervaar jij dat het stroef loopt in je vereniging, heb je last van verstoorde verhoudingen, ruis op de lijn of irritatie? Wellicht staat jouw vereniging aan de rand van een volgende ontwikkelingsfase. Net zoals mensen, doorlopen verenigingen verschillende groeistadia, elk met eigen kenmerken en uitdagingen. Inzicht in deze ontwikkelingsfases kan je helpen herkennen waar jouw vereniging staat en wat een volgende stap is. In de levensloop van een vereniging (zie plaatje) hebben we de verschillende fases beschreven.

Aanvankelijk zijn samenwerkingen informeel. Er is nog geen notaris en KvK inschrijving aan te pas gekomen. Voor sommige van deze samenwerkingen zal dat ook nooit nodig zijn. Die blijven voor de rest van hun bestaan een ‘onder ons’ initiatief. Voorbeelden om ons heen voldoende. Ik denk aan een groep buren die gezamenlijke hun buurttuin onderhouden en de groep schakers (van jong tot oud) die elke zondag om 11 uur bij ons in het park samen een potje schaak spelen. Geen alv, geen bankrekening, geen bestuur: gewoon samen iets doen.

Gaat het idee echter verder dan de eigen groep, dan is een volgende stap nodig. Je wilt iets duidelijk maken aan de wereld of hebt betrokkenheid van anderen nodig. Dan kan je met de huidige digitale mogelijkheden relatief goedkoop en met weinig inzet een brede groep bereiken (denk aan een simpele website of social media). De ‘steun ons doel’ groep zelf bestaat vaak uit een relatief kleine groep bekende mensen, er is veel vertrouwen onderling. POinActie (primair onderwijs) is zo begonnen en de facebookgroep ‘statiegeld moet blijven’ bestaat al jaren op facebook met inmiddels 88duizend volgers.

Naarmate de groep groeit en de ambities toenemen wordt de behoefte aan een formelere structuur en een bankrekening groter. Individuen willen geen persoonlijk financieel risico lopen voor een groep waarin ze niet iedereen kennen. Soms vraagt de buitenwereld om een rechtspersoon vanwege een subsidie of helderheid met wie ze aan tafel zitten.

De stap van de ‘steun ons’ fase naar de ‘samen de wereld in’ gaat regelmatig gepaard met onrust en irritatie. Niet iedereen zit er op hetzelfde moment op dezelfde manier in. Het wordt allemaal ‘serieuzer’, minder vrijblijvend. Formalisering vraagt een investering, wie betaald dat en is dat echt wel nodig? Kortom, een groeipijn. Neem je die stap dan ga je ‘samen de wereld in’: een nieuwe vereniging is geboren. Tijd om te pionieren!

Volgende keer meer over groeien, volwassen worden en verstenen! Wil je nu al meer lezen? Dat kan in ons boek ‘De routeplanner voor verenigen’ vanaf pagina 25 of kijk in de toolbox op deze website.

Hoe voer je het gesprek over intensiever samenwerken?

Sta jij ook op het punt om intensiever samen te gaan werken met een andere vereniging, groep of organisatie? Gister mocht ik procesbegeleider zijn bij zo een stap. Ik deel graag hoe we dat gedaan hebben, in de hoop dat het jou kan helpen.

Met de aanwezigen zijn we in gesprek gegaan aan de hand van het model van Kaats en Opheij, zie hieronder. Waarbij we alle onderwerpen langsgelopen zijn.

Samenwerken -of zoals ik het liever noem: verenigen- doe je vanwege een urgente collectieve vraag, een gedeelde ambitie. De eerste stap is daarom ook met elkaar bespreken wat die gedeelde ambitie is. De beste basis is natuurlijk als de samenwerking een win-win oplevert. Soms hebben de verschillende samenwerkingspartners ook verschillende belangen. Neem de ruimte om daarover te hebben: hoe kunnen we elkaar versterken, in welke gebieden maakt het niet uit, en zijn er tegenstrijdige belangen? Openheid en vertrouwen is essentieel voor goede samenwerking. Wat gelijk het derde punt is wat we aangepakt hebben: de relatie. Zo aan het begin is samenwerking nog kwetsbaar: transparantie, een constructieve dynamiek en adequaat ingaan op spanningen helpt om een sterke band op te bouwen.

Als het gesprek goed loopt én je weet wat je samen wilt bereiken, dan kun je nadenken over hoe je de samenwerking professioneel kunt organiseren. Ik ben natuurlijk fan van de vereniging, maar soms kan een informelere vorm ook werken. Denk bijvoorbeeld aan een alliantie waarin je samenwerkt aan gemeenschappelijke onderwerpen en activiteiten, of een platform dat je een gezamenlijke naam geeft en de basis is voor regelmatig overleg. Naar buiten toe geeft dit een lossere uitstraling, maar het voordeel is dat een inschrijving bij de KvK en het bijbehorende ‘verenigingshuishouden’ niet nodig is. Als je besluit om intensiever te gaan samenwerken dan is een zorgvuldig proces van belang. Waaronder het betrekken van de achterbannen op de juiste momenten en aandacht voor een gezamenlijk identiteit.

Sta jij op het punt om intensiever samen te werken? Hopelijk kan het model van Kaats en Opheij je hierbij helpen!

Gister was een bijzondere dag. Vaak worden we als Kuperus&Co ingeschakeld als het stroef loopt in een vereniging. Leuk dat ik deze keer kon bijdragen aan de vorming van verenigen.

KuperusCo-Samenwerken-Kaats-en-Opheij-2 Downloaden

David wordt Doeldenker

Beste mensen

Per 1 juli verlaat ik Kuperus&Co. Met enige smart in het hart, maar vooral met zin in de toekomst. Kuperus&Co heeft zich de afgelopen zes jaar ontwikkeld tot een gedegen adviesbureau voor verenigingen, terwijl ik mezelf vooral ontwikkel op het gebied van vrijwilligers en hun organisaties. Daarom ga ik bouwen aan een werkomgeving waar de focus in de eerste plaats ligt bij vrijwillige inzet, en waarbij ik meer toekom aan het ontwikkelen van nieuwe kennis op dit thema.

Dat ga ik doen vanuit mijn bedrijf Doeldenker en binnen een netwerk van adviseurs die actief zijn in ‘vrijwilligersland’. Het netwerk is een initiatief van NOV, Movisie en mijzelf. Zelfstandig en samen maak ik werk van vrijwilligerswerk! Dat kan gaan over praktische vraagstukken zoals werving, maar ook over strategieontwikkeling, bestuursversterking of waarderend veranderen.

Per mail ben ik bereikbaar op david@doeldenker.nl en telefonisch als vanouds op 06-30201538. Mijn bezoekadres is bij NOV in Utrecht. De websites van Doeldenker en het netwerk zijn in ontwikkeling en volgen deze zomer.

Ik hoop jullie in de toekomst opnieuw van dienst te kunnen zijn of met jullie samen te werken, vanuit Doeldenker, het netwerk of bij een klus van Kuperus&Co. Graag tot ziens!

Hartelijke groet,
David Wijnperle

Routeplanner voor verenigen verkrijgbaar

Eerste exemplaren feestelijk overhandigd

Het boek voor de vereniging is uit! Tijdens het DNA congres hebben we de twee eerste exemplaren overhandigd. De eerste ging naar de routeplanner bij uitstek: Hans Hubers van de ANWB. De ANWB is opgericht om mensen te helpen de weg te vinden. En staat nog steeds synoniem voor ‘beschermd op avontuur’.
Omdat je niet zoveel aan een routeplanner hebt zonder duidelijke – bij voorkeur een beetje inspirerende – bestemming, hebben we het tweede exemplaar uitgereikt aan voorzitter Roel Kamerling van de vereniging Pelgrimswegen naar Rome. Minder overbekend en daarom juist een schoolvoorbeeld van de vereniging die draait op betrokken vrijwilligers met bijzondere passies.

Samengevat: Wat vind je met de Routeplanner?

Deel I van onze reisgids gaat over de cultuur en historie, over het DNA van de vereniging
Deel II gaat over het organiseren van eigenaarschap en passie. Daar draait het om in de vereniging.
Deel III van de Routeplanner gaat over hoe je een vereniging in beweging krijgt en houdt.

Feestelijke uitreiking — Auteurs Peter van der Loo, Inge Poorthuis, Marike Kuperus en David Wijnperle samen met de ontvangers Hans Hubers (ANWB) en Roel Kamerling (Pelgrimswegen naar Rome)

Vanaf nu is de Routeplanner voor Verenigen verkrijgbaar via de gewone kanalen (boekhandel en internet ( €29,95) en bij DNA. €29,95

Vragen of reacties vinden we altijd leuk!

Een statuten traject kan ook leuk zijn

Iedereen wordt geacht de wet te kennen, maar wetten zijn geen populair leesvoer. Wetten hebben een belangrijke functie. Ze regelen het maatschappelijk verkeer. Ze bieden kaders en beschrijven hoe om te gaan met conflicten.

Iets soortgelijks is aan de hand met statuten en reglementen. Normaal gesproken laat niemand in een stichting, vereniging of coöperatie er zich veel aan gelegen liggen. Maar het is essentieel gereedschap om de zeggenschap en het bestuur goed te regelen, vooral in tijd van verandering of conflict.

Het kan niet zonder, wel leuker

De wet schrijft voor dat een rechtspersoon over statuten moet beschikken. Een bezoek aan de notaris volstaat. Je vertelt wat voor organisatie je wilt oprichten, de notaris trekt een standaardtekst uit de PC, vult de gegevens in en passeert de akte. Klaar is Kees voor pakweg 500 euro. Zo bezien is er niks moeilijks aan. Of je er veel aan hebt is een tweede. De praktijk moet uitwijzen of de statuten passen bij jouw organisatie. Het is daarom nuttig om je statuten op maat te maken. Want al zijn sommige voorschriften wettelijk verplicht, je mag ook veel zelf inrichten. Voor stichtingen is het leven wat simpeler dan voor verenigingen en coöperaties. Een aantal handige wenken:

Inventariseer eerst bij betrokkenen wat ze willen regelen.
Gebruik zoveel mogelijk ‘gewone’ taal: leden moeten de regels van hun club kunnen snappen.
Maak een logische indeling in hoofdstukken: naam, vestigingsplaats en doel van de organisatie, wie zijn lid, de ledenvergadering, het bestuur, het bureau, de financiën, en overige zaken zoals statutenwijziging en opheffing. Zo vind je sneller wat je nodig hebt.
Regel alleen dat wat echt noodzakelijk is. Verenigingen en coöperaties kunnen hun statuten alleen met twee derde meerderheid wijzigen.
Regel de details in een huishoudelijk reglement en in specifieke reglementen. Die kun je makkelijker aanpassen. Het HR wordt met gewone meerderheid in de algemene vergadering vastgesteld. Voor specifieke reglementen kun je het bestuur verantwoordelijk maken.
Je kunt niet alles voorzien. Maak termijnen niet te krap, regel wie bevoegd is om in bijzondere situaties een knoop door te hakken.
Leesbare statuten worden nog bruikbaarder door ze te verwerken in heldere infographics.

Daarnaast is het nuttig om wat te shoppen. Notarissen hanteren hun eigen tarieven en aangezien je het meeste werk toch al aanlevert, is er geen noodzaak om veel te betalen voor het opmaken van de officiële akte. Houd verder je tijdplanning in de gaten. Check tijdig wanneer je terecht kunt bij de notaris, opdat de statuten geldig zijn op het moment dat je ze nodig hebt.

Verenigingsvernieuwing ook in statuten

Daarnaast: last but not least: houd je statuten en reglementen levend. Kijk met enige regelmaat of ze nog voldoen. Want omstandigheden veranderen en organisaties dus ook. Als je een statutentraject goed inricht hoeft het ook geen stroperig gedoe geworden.

Formuleer met de leden samen de ambities.
Stel een werkgroep in waarin ook leden zitten om de uitwerking te maken.
Durf veel te snoeien en vereenvoudigen
Zorg voor een goede communicatie met de beslissers in bestuur en ledenraad

Kuperus&Co biedt je de helpende hand. We hebben een stevige ervaring opgebouwd in het ‘vertalen’ van de dagelijkse praktijk van verenigingen,
stichtingen en coöperaties in statuten en reglementen. Om enkele voorbeelden te noemen:

Statutenwijziging van de FNV Horecabond (2004)
Opstellen van een Engelstalig huishoudelijk reglement voor de Fédération Internationale des Footballeurs Professionels (2005)
Nieuwe statuten en een huishoudelijk reglement voor de fusie van branchevereniging De Kunstconnectie en de werkgeversclub Vereniging Kunstzinnige Vorming (2007)
Statuten en reglementen voor Coöperatieve Vereniging Zelfstandigenplein U.A. (2013)
Statuten en reglementen voor Stichting Cultuurfonds Almere (2015)
Statuten en reglementen voor Passage, christelijk-maatschappelijke vrouwenvereniging (2015)
Nieuwe statuten en reglementen bij de Huurdersvereniging Amsterdam (2016)

In dialoog met de amateur

En wat we van de schilder kunnen leren

We hebben de schilder net gehad. Schilderen is een klus die je zelf kan, maar de professional kan het beter en sneller. Dit was een goede schilder. Hij was vooral goed omdat hij precies de goede maat had van eigen verantwoordelijkheid en overleg. Hij meldde extra werk, met hoe en waarom en alternatieven. Gaf ons keus in de kwaliteit van verf. Hij was trots op z’n werk aan ons huis. En.. hij nam ons serieus als amateurschilders.

Zo zou de verenigingsdemocratie ook moeten werken: Wij als ledenraad en de schilder als bestuur van de werkorganisatie. Natuurlijk de vergelijking gaat mank. De governance van de vereniging is complexer, maar toch de parallel is interessant.

Elke ledenraad is minder professioneel dan de professional en minder bestuurlijk dan het bestuur. Ze hebben jou als professional juist in dienst omdat je het beter kunt. Voor elke professionele competente werkorganisatie is het dus wel eens frustrerend dat de complexiteit van vragen niet wordt begrepen, discussies herhaald worden, betrokken bevlogen ‘amateurs’ met een eigen kijk op de wereld een onmogelijke of onverstandige andere kant op denken.

De besturing van de vereniging is bij uitstek een proces van dialoog en afweging. In dialoog met elkaar, ieders visie en perspectief in beschouwing nemen en uiteindelijk komen tot afgewogen besluitvorming. Dat was het gesprek tussen ons en die schilder: een echte dialoog van mensen die houden van oude huizen en elkaar waarderen voor enerzijds het vakmanschap en anderzijds de bereidheid om te investeren in het beste werk.

De gedroomde ledenraad

Als vereniging ben je democratisch. Dat is de kracht en een ongemak. Een ledenraad uit de achterban is nooit zo op de hoogte, inhoudelijk onderlegd of vakbekwaam als bestuur en management. Zij vertegenwoordigen juist de brede achterban.

Voor elke professionele competente werkorganisatie is het dus wel eens frustrerend dat discussies herhaald worden, de complexiteit van vragen niet wordt begrepen, betrokken bevlogen ‘amateurs’ met een eigen kijk op de wereld een onmogelijke of onverstandige andere kant op denken.

Je wenst voeding en repliek

Het droombeeld van directeuren en bestuurders is vergelijkbaar: we willen dat het minder stroperig wordt, constructiever. We zoeken een ledenraad waarmee we als vereniging een echte vertegenwoordiging van de achterban hebben. We willen als bestuur en directie gevoed, geprikkeld worden. Met wat tijd en wat ervaring kom je dan best ergens uit: een ledenraad met een omvang die het gesprek mogelijk maakt. Direct(er) gekozen en vaak ook met iets van een wervings- en selectieproces, dat zorgt dat de kandidaten de goede verwachtingen hebben.

Je krijgt daadkracht

Bij de eerste vergadering zit er een veelbelovende enthousiaste groep mensen. De uitleg over de rollen, relatie bestuur – ledenraad – bureau, de statutaire bevoegdheden , ze horen het aan. Maar de vooral toezichthoudende en controlerende taak bevredigt toch niet helemaal hun ambitie om ‘het goede’ te doen. Vers gekozen voelen ze grote verantwoordelijkheid voor de hele vereniging. “Nu gaan we het even goed regelen.”

Binnen de kortste keren is er druk mailverkeer van voorstellen, ideeën. In een sfeer van democratisch activisme komen er – haasje over het bestuur – de leukste uitvoeringsvoorstellen voor de werkorganisatie. Ze zijn verbaasd en geïrriteerd als die één voor één gepareerd worden met …dat past niet in het beleid…dat is niet jullie rol… dat is de verantwoordelijkheid van het bureau…Heb je je competente, goed geselecteerde ledenraad … gedragen ze zich als…als een volksvertegenwoordiging!

Betrekken en beminnen

Ja, elke ledenraad is minder professioneel dan de professional en minder bestuurlijk dan het bestuur. Ze hebben jou als professional juist in dienst omdat je het beter weet, vergelijkbaar met de loodgieter die je thuis inhuurt voor de badkamer. Jij huurt hem in omdat hij iets kan, waar jij amateur in bent. Je wilt dat hij je uitlegt waarom de douchebak toch beter links kan, en dat hij vraagt waar de kraan moet zitten.

Wil je die constructieve betrokken vertegenwoordiging in een goede verenigingsdemocratie? Werk aan deze drie punten:

· Bevredigend werk: iets om te besluiten én iets om over na te denken. Niet alleen de klap achteraf op de al dubbel gecheckte jaarrekening. Betrek de ledenraad ook aan de voorkant bij visievorming, nieuwe ontwikkelingen, maatschappelijke vragen.

· Echte dialoog: De besturing van de vereniging is bij uitstek een proces in dialoog met elkaar, ieders visie en perspectief in beschouwing nemen en uiteindelijk komen tot afgewogen besluitvorming. Bestuur, directeur en beroepskrachten bepalen de sfeer van de dialoog. Door: respect in vraag en antwoord, goede begrijpelijke en inhoudelijke toelichting op voorstellen, uitspreken van waardering.

· Waardering…dat er van ze gehouden wordt, kortom, dat ze om te zoenen zijn….Democratie is duur, tijdrovend, omslachtig. Er is maar een manier om dat te waarderen: je moet er in geloven, en van ze houden. Een ledenraad die voelt dat ze niet gewaardeerd wordt, dom wordt gevonden, of buiten de orde, zal snel van constructief naar wantrouwen omslaan. Dat is nog veel duurder, tijdrovender en frustrerender

Evidence Edward

Midden in de wijk

Vorige maand liep ik op mijn vrije woensdag met Edward ergens in een moeilijke wijk. We waren op weg naar een trefcentrum in een gewone huiskamer van een kleine benedenwoning. Op weg naar drie wijkbewoners met koffie en verhaal. Weinig woorden, te voorzichtig om trots te zijn. Het waren de muren vol kindertekeningen, foto’s van de zangclub, taalles, de Hindoestaanse dansgroep en de eetgroep die hun zinnen inkleurden. Geen werk, geen geld, geen tanden, maar wat ze daar deden, konden en bereikten, hadden ze zelf nooit gedacht. Hun grootste trots was de foto met Maxima en hun appeltje van Oranje. Op die foto stond Edward ook.

Edward woont niet in de wijk, Edward is niet in dienst van de welzijnsstichting, de gemeente het reïntegratiebureau, of de sociale dienst. Edward heeft geen projectplan, geen vooraf omschreven doel of resultaat. Hij wordt gewoon betaald om daar in de wijk te doen wat hem voor de voeten komt. Eenzamen in de eetgroep brengen, een taalgroepje starten, de jonge WAO-er opzadelen met het beheer van de huiskamer (Waar hij beter blijkt te kunnen regelen dan hij kon leren lezen en schrijven). Hij is er soms op de voorgrond meestal op de achtergrond, zaait en oogst.

Wij hebben de WMO, wijkteams, mantelzorgzorg en taalteams. Veel van de goede initiatieven in onze sector rusten op solide doortimmerde projectplannen. Allemaal geschreven door betrokken beleidsmakers, projectleiders met veel kennis van de doelgroep, van evidence based methodes, van zaken en van voeten in de aarde. Daar is niets mis mee! Maar er zijn te weinig Edwards aangesteld. O ja, Edward is pastor, maar dat vindt verder niemand relevant

Binden wordt verbinden

Nederlanders hebben, misschien wel meer dan enig ander volk, de neiging om zich ‘te verenigen’. Alleen in verenigde vorm kun je het ideaal van droge voeten en begaanbare wegen realiseren. De strijd tegen het water was een collectief probleem dat boven groeps- en stambelangen uitsteeg. Vanaf de eerste middeleeuwse waterschappen loopt er langs gildes en genootschappen, zuilen en actiegroepen een directe weg naar de grote groep actieve burgers van vandaag.

De 21e-eeuwse burger organiseert haar idealen grotendeels langs digitale weg. We verbinden ons 24/7 via gratis wifi wereldwijd. Nieuwe initiatieven en kakelverse organisaties pakken vanzelf een vorm die past in deze tijd. Menig buurtinitiatief krijgt vorm via facebook. Verkeersbrigadiers hebben whatsappgroepen waarin ze diensten en planningen uitwisselen.

Voor alle traditionele verenigingen met een lange historie en vaak wat knellende statuten is het een uitdaging om – met behoud van het verbindend ideaal – de organisatievorm mee te laten bewegen met de tijdgeest. Doe je dat niet dan ben je simpelweg niet meer interessant voor volgende generaties. Dan laten de jonkies het afweten en organiseren ze zich zelf wel buiten. Zonder jouw vereniging.

Hoe mee met de tijdsgeest:

Verbind op je verhaal: Instituties, bureaucratie en kleurloze organisaties roepen allergie op. Het zijn de mooie passievolle verhalen waar mensen zich aan willen verbinden. Het verhaal van de mensen van Facebook is een film. Het verhaal van de kloostertraditie doet bezinningstoerisme opleven. Wat is jullie verhaal? Welke passie raken jullie bij mensen?

Verbind door te matchen: Coachsurfing, Peerby, Verbeterdebuurt, Thuisafgehaald.nl: De succesvolle nieuwkomers in de ‘civil society’ zijn meer een platform dan een organisatie. Zoek je een logeerplek, we brengen je in contact met degene die een bed over heeft. Daarna redden de zelfredzame burgers zich samen wel. Nieuw verbinden vraagt letterlijk om verbinden, zonder je teveel te bemoeien met wat er daarna gebeurd. Waar kunnen jullie matchmaken?

Verbind met vrije hand: Jongere generaties vandaag willen best hun tijd besteden aan een goede zaak, maar wel zinvol en passend bij hun ambities, talenten en met een timing die past bij de rest van de agenda. Je kunt ze beter vragen voor een concreet project, voor een afgebakende klus met veel ruimte voor eigen talenten en ideeën, dan voor zoiets langdurigs als ‘bestuurswerk’. Lidmaatschap ruikt voor jongere generaties naar een onduidelijke opbrengst en veel verplichting, waar je niet zomaar weer vanaf komt. Als je wel samen kunt werken en elkaar steunen, volgen en ‘liken’, dan ben je toch samen bezig voor de goede zaak. Moeten je perse lid zijn? Is die andere warme band als sympathisant, volger, co-werker, klant of samenwerkingspartner, niet minstens zo waardevol?