Wat doet het bureau?
Een goede uitvoering draait om de passende opdracht aan je verenigingsbureau. Een groot bureau met veel mensen kan en doet andere dingen dan het kleine bureau met een enkele beroepskracht.
Denk goed na over wat je nu verwacht van de mensen die je inhuurt voor je vereniging. Daarbij helpt de ondersteuningsdriehoek:
- Beheer en administratie zijn het fundament van de uitvoering in de vereniging (ledenadministratie, contributie en regelen van een vergaderzaal)
- Services die je biedt aan de leden is de tweede laag. De structurele werkzaamheden om het aanbod aan diensten of producten. Denk aan website, voorlichting, verzekering of webshop.
- De derde laag gaat over koppelen en stimuleren. Een beroepskracht die in de vereniging mensen bij elkaar brengt, ideeën verbindt, groepen aan het werk houdt. Daarmee organiseer je kruisbestuiving, onderlinge support en de verspreiding van vernieuwende activiteiten.
- Opstellen van beleid en inhoudelijk advies is de vierde laag. Daarbij gaat het over de inhoud: Een beroepskracht die beleid schrijft, een standpunt formuleert of advies opstelt over de koers of ontwikkelingen buiten.
- In de vijfde laag zit de antenne. Activiteiten die te maken hebben met de voelsprieten buiten: Contacten onderhouden met stakeholders, volgen van actualiteit, overheidsbeleid, kansen, en het soms ook lobbyen.
Het werk in de bovenste lagen 3, 4 en 5 is voor veel beroepskrachten uitdagend. Het is hoogwaardig werk waarmee je veel kunt bijdragen aan de doelstelling van de vereniging. Het lijkt een stuk relevanter om een stevige beleidsnotitie te maken, dan om veel tijd en geld te investeren in een ledenadministratie.
Meer koppelen en verbinden
In veel verenigingen zie je dat het bureau meer ingezet gaat worden voor de kruisbestuiving en het koppelen van leden, dan voor het schrijven van inhoud. Zo betrek je leden beter en blijf je dicht bij hun actualiteit.
Fundament telt
Als fundamentele zaken niet goed lopen, heeft het snel grote gevolgen voor de tevredenheid en motivatie van leden en vrijwilligers. Ontevredenheid over de basis vreet aan de geloofwaardigheid van de prestaties in de bovenste helft. Investeren in de basis loont voor een vereniging.
Ligt er bij jullie een heldere uitvoeringsopdracht? Bekijk het met deze tool.
