Iedereen wordt geacht de wet te kennen, maar wetten zijn geen populair leesvoer. Wetten hebben een belangrijke functie. Ze regelen het maatschappelijk verkeer. Ze bieden kaders en beschrijven hoe om te gaan met conflicten.

Iets soortgelijks is aan de hand met statuten en reglementen. Normaal gesproken laat niemand in een stichting, vereniging of coöperatie er zich veel aan gelegen liggen. Maar het is essentieel gereedschap om de zeggenschap en het bestuur goed te regelen, vooral in tijd van verandering of conflict.

Het kan niet zonder, wel leuker

De wet schrijft voor dat een rechtspersoon over statuten moet beschikken. Een bezoek aan de notaris volstaat. Je vertelt wat voor organisatie je wilt oprichten, de notaris trekt een standaardtekst uit de PC, vult de gegevens in en passeert de akte. Klaar is Kees voor pakweg 500 euro. Zo bezien is er niks moeilijks aan. Of je er veel aan hebt is een tweede. De praktijk moet uitwijzen of de statuten passen bij jouw organisatie. Het is daarom nuttig om je statuten op maat te maken. Want al zijn sommige voorschriften wettelijk verplicht, je mag ook veel zelf inrichten. Voor stichtingen is het leven wat simpeler dan voor verenigingen en coöperaties. Een aantal handige wenken:

• Inventariseer eerst bij betrokkenen wat ze willen regelen.
• Gebruik zoveel mogelijk ‘gewone’ taal: leden moeten de regels van hun club kunnen snappen.
• Maak een logische indeling in hoofdstukken: naam, vestigingsplaats en doel van de organisatie, wie zijn lid, de ledenvergadering, het bestuur, het bureau, de financiën, en overige zaken zoals statutenwijziging en opheffing. Zo vind je sneller wat je nodig hebt.
• Regel alleen dat wat echt noodzakelijk is. Verenigingen en coöperaties kunnen hun statuten alleen met twee derde meerderheid wijzigen.
• Regel de details in een huishoudelijk reglement en in specifieke reglementen. Die kun je makkelijker aanpassen. Het HR wordt met gewone meerderheid in de algemene vergadering vastgesteld. Voor specifieke reglementen kun je het bestuur verantwoordelijk maken.
• Je kunt niet alles voorzien. Maak termijnen niet te krap, regel wie bevoegd is om in bijzondere situaties een knoop door te hakken.
• Leesbare statuten worden nog bruikbaarder door ze te verwerken in heldere infographics.

Daarnaast is het nuttig om wat te shoppen. Notarissen hanteren hun eigen tarieven en aangezien je het meeste werk toch al aanlevert, is er geen noodzaak om veel te betalen voor het opmaken van de officiële akte. Houd verder je tijdplanning in de gaten. Check tijdig wanneer je terecht kunt bij de notaris, opdat de statuten geldig zijn op het moment dat je ze nodig hebt.

Verenigingsvernieuwing ook in statuten

Daarnaast: last but not least: houd je statuten en reglementen levend. Kijk met enige regelmaat of ze nog voldoen. Want omstandigheden veranderen en organisaties dus ook. Als je een statutentraject goed inricht hoeft het ook geen stroperig gedoe geworden.

1. Formuleer met de leden samen de ambities.
2. Stel een werkgroep in waarin ook leden zitten om de uitwerking te maken.
3. Durf veel te snoeien en vereenvoudigen
4. Zorg voor een goede communicatie met de beslissers in bestuur en ledenraad

Kuperus&Co biedt je de helpende hand. We hebben een stevige ervaring opgebouwd in het ‘vertalen’ van de dagelijkse praktijk van verenigingen,
stichtingen en coöperaties in statuten en reglementen. Om enkele voorbeelden te noemen:

• Statutenwijziging van de FNV Horecabond (2004)
• Opstellen van een Engelstalig huishoudelijk reglement voor de Fédération Internationale des Footballeurs Professionels (2005)
• Nieuwe statuten en een huishoudelijk reglement voor de fusie van branchevereniging De Kunstconnectie en de werkgeversclub Vereniging Kunstzinnige Vorming (2007)
• Statuten en reglementen voor Coöperatieve Vereniging Zelfstandigenplein U.A. (2013)
• Statuten en reglementen voor Stichting Cultuurfonds Almere (2015)
• Statuten en reglementen voor Passage, christelijk-maatschappelijke vrouwenvereniging (2015)
• Nieuwe statuten en reglementen bij de Huurdersvereniging Amsterdam (2016)